Kick-off en doelen
Een kick-offgesprek over event, exposanten en planning. Je spreekt doelen af met betrokkenen en stelt ze in bij Eventdoelen: geaccepteerde afspraken, leads per exposant en check-inpercentage.
Van akkoord tot geopende deuren, week voor week.
Wat er gebeurt tussen je akkoord en de maandag erna, wie wat doet en welke ondersteuning je op de dag krijgt. Dit is het plan voor een beurs met Professional. Kleinere events gaan sneller.
Het onboardingplan
Eventpagina live, registratie open
Bouw de eventpagina direct op de pagina of vraag de Copilot om een startpagina. Voeg tickettypen toe en publiceer. Verkoop je elders al tickets? Importeer dan je eerste CSV.
Exposanten aangesloten
Nodig standeigenaren uit. Ze vullen hun bedrijfspagina in, vertellen de Concierge wie ze willen ontmoeten en nodigen collega’s uit. Je ziet welke stands klaar zijn.
Matchmaking gaat open
Gasten ontvangen kennismakingen en afspraakverzoeken beginnen. Plattegrond, gespreksruimtes en tijdvakken staan vast. Gasten die de Concierge nog niet beantwoordden krijgen een herinnering.
Voorbereidingsgesprek
We lopen samen de checklist hieronder door: check-inapparaten, badges, gespreksruimtes, verbinding en wie je op de dag kunt bellen.
Eventdagen
Check-in, afspraken en leadscanning draaien live. De Copilot vertelt wat aandacht nodig heeft, zoals gasten die nog geen afspraak hebben.
Het eventrapport
Elk doel naast het resultaat, waardevolle afspraken, de enquête van de volgende dag en een overzicht per exposant. Klaar voor bestuur, exposanten en sponsors.
Evaluatie voor de volgende editie
Terugblikken en vervolgberichten zijn verstuurd. We bekijken waar vraag groter was dan aanbod en wat beter kan. Daarna dupliceer je het event voor volgend jaar.
MedTech Europe 2026OverzichtEventdoelenVakbeurs · Nog 9 dagen
Geaccepteerde afspraken1,240 / 1,800 Op schema
Leads per exposant24 / 40 Loopt risico
Tip: 14 exposanten hebben de Concierge nog niet verteld wie ze willen ontmoeten.
Exposanten die opnieuw zouden boekenGemeten na het event
Productvoorbeeld
ONDERSTEUNING PER ABONNEMENT
Hulp wanneer die het meest telt.
Elk abonnement
Helpcentrum en e-mailondersteuning.
Signature: onboarding
Onboarding en inrichting met ons team, van kick-off tot geopende deuren.
Signature: eventdagen
Vast aanspreekpunt tijdens je eventdagen.
Signature: op locatie
Controle van je inrichting op locatie.
DE CHECKLIST VOOR DE WEEK ERVOOR
Zeven controles voordat de deuren opengaan.
De meeste kosten vijf minuten. Allemaal besparen ze je een slecht eerste uur.
- Check-intelefoons gekoppeldElke medewerkerstelefoon is gekoppeld aan de dienst en de offline gastenlijst is geladen.
- Een badge geprintEén testbadge vanaf de check-inlaptop naar de printer van de eventdag.
- Gespreksruimtes aangeduidTafelnummers op locatie komen overeen met de app.
- Elke stand bemand in Shake-onElke exposant heeft een standeigenaar en minstens één collega die kan scannen.
- Concierge-herinnering verstuurdGasten die nog niet antwoordden krijgen nog een herinnering.
- Verbinding gecontroleerdWifi of mobiele data werkt bij stands en gespreksruimtes.
- Doelen bevestigdEventdoelen toont de streefwaarden waarover je maandag rapporteert.
Je matchesMedTech Europe
WAT MARIEKE ZOEKT
Scandinavische distributeurHulp bij registratie
WAAROM JULLIE ELKAAR MOETEN ONTMOETEN
Jonas Lindqvist
Samenwerkingen, Nordic MedSupply
Je zoekt een Scandinavische distributeur. Jonas distribueert diagnostiek aan ziekenhuizen in heel Scandinavië en zoekt nieuwe leveranciers.
Beiden vrij om 14:30 · Tafel 12Afspraak aanvragen
Productvoorbeeld
DE EVENTDAG UITVOEREN
De praktische vragen.
Wat als de wifi op locatie uitvalt?
Check-in blijft werken. Medewerkerstelefoons bewaren een offline gastenlijst en synchroniseren zodra de verbinding terug is. Gastenapp, afspraken en leadscanning hebben verbinding nodig. Daarom controleren we vooraf wifi en mobiele dekking bij stands.
Welke badgeprinters werken?
Badges worden geprint vanuit de browser op de check-inlaptop naar een aangesloten label- of badgeprinter. Vertel welk model je gebruikt, dan testen we samen vooraf een badge.
Welke talen ondersteunt Shake-on?
Je schrijft eventpagina en e-mails in de taal van je event. De Concierge kan met gasten in hun eigen taal praten. Vertel welke talen je publiek nodig heeft, dan bevestigen we wat voor je event wordt ondersteund.
Is de gastenapp toegankelijk?
De gastenapp werkt in elke moderne browser, zodat gasten hun eigen schermlezer, tekstgrootte en contrastinstellingen kunnen gebruiken. Bespreek specifieke toegankelijkheidsbehoeften tijdens onboarding; we lopen ze samen door.
Kunnen we gasten opnieuw importeren na late registraties?
Ja, zo vaak als nodig. Gasten worden op e-mailadres herkend, zodat niemand dubbel wordt uitgenodigd. Late bezoekers kunnen zich ook aan de deur registreren.
Werkt het voor hybride events?
Shake-on is gebouwd voor mensen op dezelfde locatie. Online gasten kunnen de Concierge, kennismakingen en berichten gebruiken, maar er is geen videostreaming of virtueel podium. Combineer het indien nodig met je streamingplatform.
Hoeveel check-inapparaten hebben we nodig?
Elke telefoon met camera werkt; gebruik er zoveel als je medewerkers hebt. Reken als vuistregel op één apparaat per 300 gasten die in het eerste uur aankomen.
LAAT DE VOLGENDE EDITIE TELLEN
Maak je volgende event
aantoonbaar waardevol.
Organiseer je een beurs?
Bekijk de Shake-on-cyclus op een event zoals dat van jou. Dertig minuten met iemand die zelf events heeft georganiseerd.
Boek demo ↗Zelf aan de slag?
Maak gratis een event tot 50 gasten, met volledige matchmaking.
Maak je gratis event ↗